Автоматизированные системы контроля рабочего времени – как выбрать

Автоматизированные системы контроля рабочего времени – как выбрать

Рабочее время сотрудников далеко не всегда расходуется на выполнение служебных обязанностей. Можно ли повлиять на такое положение дел? Александр Бочкин рассматривает IT-решения, с помощью которых можно отслеживать и регулировать эту диспропорцию.

Александр Бочкин,
генеральный директор «Инфомаксимум»

Я уже рассказывал на E-xecutive.ru о законодательной стороне учета времени персонала, в другом материале рассматривал вопрос корректного внедрения программы и знакомства с ней сотрудников. В этой статье раскрою фактическую сторону вопроса: что такое система учета рабочего времени, как она работает, какие задачи решает, какие виды систем существуют.

Система учета рабочего времени – программа, которая анализирует действия пользователя во время работы за компьютером: какие сайты и программы он использует, сколько времени им посвящает, когда начинает и заканчивает работу, когда отлучается. Под активностью подразумевается не просто открытое окно какой-либо программы или ресурса, а реальные действия, совершаемые человеком – нажатие клавиш, скроллинг и т.п. Это основной набор, но некоторые системы дополнены специфическими функциями.

Обобщить функционал всех представленных на рынке систем довольно сложно. Попробуем классифицировать их по ключевым признакам:

Отговорка номер 2: Ну какая разница – во сколько придет и уйдет сотрудник? Делает свое дело, выполняет задачи, показывает результат – пусть приходит, когда ему удобно

Все верно! Такие должности и виды работ существуют! Как правило – это дизайнеры, креативщики, менеджеры проектов, работающие на выезде, ну и, естественно, руководство. Много ли таких сотрудников в Вашем офисе? Если да, то УРВ Вам точно не нужен. Заставить творческую личность подчиняться жесткому распорядку, это убить в нем его творческое начало навсегда.

Что же происходит в среднестатистическом офисе? Люди все разные. Замечательный работник может быть с небольшой проблемой раннего вставания. В офисе могут работать несколько заядлых курильщиков и веселых друзей обсуждающие последнюю игру любимой команды в курилке. А может попасться и попросту лодырь, который при любом удобном случае норовит незаметно исчезнуть из офиса. В итоге, по прошествии некоторого времени, после последней взбучки со стороны руководства, люди начинаю расхолаживаться, они смотрят, кто и во сколько пришел, ушел, отсутствовал. И в следующий раз, абсолютно дисциплинированный сотрудник уже не будет бежать к автобусной остановке, опаздывая на работу. Чем же он хуже Петрова, который каждый день опаздывает? Разгильдяйство заразительно!

При всем при этом – попробуйте попросить кого то выйти в выходной или задержаться на рабочем месте на один час. Найти желающих просто невозможно! А если бы у Вас на руках был отчет, в котором значится, что работник за предыдущий месяц должен Вам еще 12 часов рабочего времени, то разговор сразу ладится.

Если же суть работы сотрудника – быть на связи и общаться с клиентами, то нахождение на рабочем месте весь период рабочего дня просто необходимо. Если Ваш потенциальный клиент не застанет на месте менеджера по продажам, или ему никто не ответит на ресепшене, то он может больше не позвонить. А это уже прямые потери бизнеса!

Что входит в состав оборудования

• Автономный контроллер доступа;
• Считыватель для карт;
• Бесконтактные карты;
• Электромагнитный замок с монтажным уголком;
• Доводчик для дверей;
• Кнопка разблокировки;
• Источник бесперебойного питания;
• Аккумулятор;
• Преобразователь интерфейса;
• Программное обеспечение.

Учет рабочего времени

Особенность RusGuard Soft состоит в том, что модуль учета рабочего времени уже входит в состав программного обеспечения. Поэтому покупать отдельные модули не нужно. ПО предоставляется бесплатно, но, несмотря на это, встроенный в него модуль УРВ является профессиональным инструментом, позволяющим решать самые сложные задачи в работе администратора или руководителя.

• Вести учет приходов и уходов с работы, перекуров, обедов, отпускных, больничных;
• Формировать отчеты для кадрового работника или руководителя;
• Устанавливать права доступа в зависимости от графиков работы отделов или предприятия в целом.

Дополнительно мы предлагаем мобильное приложение RusGuard Report. Им может пользоваться руководитель для контроля режима работы сотрудников без изучения нюансов работы самой СКУД.

Интеграция системы рабочего времени

Установить систему контроля рабочего времени можно очень быстро, буквально за один день. Это – незаметные устройства, которые не бросаются в глаза и не создают давящую атмосферу в коллективе. Небольшой блок, считывающий информацию, центральная консоль и бесконтрольная карта (некоторые терминалы работают на основе считывания биометрических данных) – вот и все, что нужно. Но это инновационное и сверхчувствительное оборудование, поэтому очень важно смонтировать его правильно.

Система учета рабочего времени может включать различные элементы: турникеты, систему видеонаблюдения, электрозамков. Каждый механизм устанавливается отдельно, но они объединяются в единую систему, передавая данные на единый сервер, который осуществляет анализ информации. Кроме того, устанавливается и настраивается специальное программное обеспечение.

Можно ли контролировать работников с помощью видеокамер и ПО?

На что именно работники тратят свое рабочее время? Весь день, не поднимая головы, решают задачи компании или периодически занимаются своими личными делами и сидят в соцсетях? Во многих компаниях для контроля введены цифровые пропуска, установлены видеокамеры, электронные пропускные системы внутри помещений. А с переходом на удаленку на ПК сотрудников работодатели стали устанавливать специальное ПО. И это не противоречит трудовому законодательству. Подробнее – в нашей статье.

Режим работы, требование соблюдать трудовую дисциплину, время отдыха и прочее прописываются в трудовом договоре с работником и устанавливаются в Правилах внутреннего трудового распорядка, с которыми работодатель обязан ознакомить каждого работника под роспись.

Компания определяет режим работы самостоятельно. Исходя из норм, закрепленных в ТК РФ, нормальная продолжительность рабочего времени для большинства работников не может превышать 40 часов в неделю. Согласно статье 108 ТК РФ в течение рабочего работнику должен быть предоставлен перерыв для отдыха и питания продолжительностью не более двух часов и не менее 30 минут.

Требование соблюдать режим рабочего времени обязательно не только для тех, кто работает непосредственно в офисе и на предприятиях. Это требование распространяются и на работников, которые переведены на удаленный режим работы.

На основании чего работодатель контролирует время работника

Работодатели, которые устанавливают системы контроля рабочего времени руководствуются Трудовым Кодексом РФ.

Документов, которые описывали бы конкретные способы и инструменты контроля за работниками и их рабочими компьютерами на законодательном уровне нет. Здесь можно говорить только о здравом смысле и «рамках», за которые нельзя приступать с точки зрения нарушения прав личности.

По статье 22 Трудового кодекса работодатель имеет право требовать от работников исполнения его трудовых обязанностей и соблюдения правил внутреннего трудового распорядка. А в статье 56 ТК РФ говорится о том, что работник исполняет свои функции под контролем работодателя. Так, что сам по себе контроль со стороны работодателя – это право, данное ему Трудовым кодексом.

Рабочее место предоставляется работнику работодателем на основании статьи 21 ТК РФ для выполнения трудовых обязанностей прописанных в трудовом договоре. Работник не вправе использовать рабочий компьютер, офисную оргтехнику, доступ в интернет для решения своих личных задач.

Обратите внимание: здесь мы рассказывали, могут ли уволить за прогул «разъездного» работника?

Контроль с помощью ПО на рабочем компьютере

Работодатель вправе на основании статьи 22 ТК РФ устанавливать специальное ПО на рабочие компьютеры, которое позволит ему контролировать, как работник с исполняет свои трудовые обязанности и соблюдает режим работы. Это условие должно быть включено в Правила трудового распорядка организации, и с ними работник должен быть ознакомлен под роспись.

Во многих компаниях установлены разного рода запреты на использование рабочего компьютера в личных целях. Кроме того, это еще и требование безопасности. Компании защищают свои данные стремятся избежать утечки информации, в том числе и финансовых документов, клиентских баз данных. Чаще всего в локальных документах компании, в том числе и в Правилах внутреннего трудового распорядка устанавливают запреты на:

• посещение сайтов развлекательного характера;
• посещение интернет магазинов;
• выход в рабочее время в социальные сети;
• отправку электронной почты через бесплатные общедоступные сайты;
• установку на рабочий ПК различных программ и хранение на нем личной информации;
• распечатку личной информации, книг, статей, которые не используются для работы;
• любые компьютерные игры.

Контроль с помощью видеокамер

Установление видеокамер в офисе с целью контроля за работой сотрудников – законно в силу статьи 22 ТК РФ, по которой работодатель может требовать от работников исполнения своих обязанностей и соблюдения режима работы.

Устанавливать системы видеонаблюдения можно при соблюдении нескольких условий:

• фото-видео съёмка осуществляется в целях соблюдения законов, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы, обеспечения сохранности имущества;
• фото-видео съёмка как способ контроля закреплен локальным нормативным актом компании, с которым работники ознакомлены под роспись;
• работники дали письменное согласие работодателю на обработку их персональных данных.

Работник должен знать о контроле рабочего времени с помощью ПО и камер видеонаблюдения.

В статье 22 ТК РФ закреплено право работодателя требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей, бережного отношения к имуществу и соблюдения правил внутреннего трудового распорядка. Из этого вытекает право работодателя контролировать работников в рабочее время.

Формы, способы, методы и инструменты контроля законодательством не установлены. Они закрепляются локальными нормативными актами организации. В первую очередь это Правила внутреннего трудового распорядка. Могут быть и другие документы. И с этими документами работодатель обязан знакомить работников под роспись.

Установка видеокамер, специального ПО на компьютеры для контроля рабочего времени и правильности использования оборудования работодателя должны быть прописана в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Согласно статье 21 ТК РФ работник имеет право на полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте. Работник вправе и должен знать содержание локальных нормативных актов, которые непосредственно связаны с его работой. Поэтому очень важно ознакомить работника со всеми документами при приеме на работу под роспись.

Суды поддерживают контроль за использованием рабочего времени и рабочего места со стороны работодателей

Суды исходят из того, что ТК РФ дает работодателям право контролировать исполнение работниками своих обязанностей и правильность использования рабочего места. Для этого в компании могут применяться различные технические средства и специальное программное обеспечение. С этим согласились судьи Московского городского суда в апелляционном определении 24.08.2012 по делу № 11-18398. В более ранних судебных процессах суда высказывались о том, что работники не вправе использовать рабочий ПК в целях, выходящих рамки своих трудовых обязанностей: апелляционные определения Рязанского областного суда от 11.02.2015 № 33-335, Новгородского областного суда от 06.06.2012 по делу № 2-1935/12-33-823.

Контроль дистанционного работника и работника по ГПД

Здесь могут быть сложности. Дистанционной считается работа, определенная трудовым договором и выполняемая работником вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного подразделения, вне стационарного рабочего места под контролем работодателя. Дистанционная работа, как правило, предполагает возможность работника самостоятельно определять свое место нахождения, место выполнения работы, его независимость в этой части от воли работодателя.

Поэтому любая установка на его компьютер программы отслеживания рабочего времени возможна только с его письменного согласия. То есть, здесь нужно исходить из того, как составлен договор о дистанционной работе и на чьем оборудовании работает сотрудник.

Ранее мы писали о работе в выходной день при сменном графике и оплате труда. Посмотрите наш видеоролик на эту тему.

Топ-7 лучших бесплатных систем учета рабочего времени и контроля сотрудников 2019, рейтинг и сравнение

Из данного обзора систем учета рабочего времени вы узнаете, кто из производителей софта предоставляет своим клиентам бесплатную версию программы, и какие функции включают в себя freemium-версии продуктов.

Сразу хотелось бы уточнить, что абсолютно всё программное обеспечение для мониторинга персонала, как и любой другой B2B-продукт, создается исключительно в коммерческих целях. То есть, в конечном итоге всё оно является платным. Это и неудивительно. Поскольку у подобного софта нет таких мощностей, как у Google или YouTube, чтобы покрывать расходы на разработку и содержание штата специалистов за счет огромного количества пользователей.

Однако некоторые разработчики предоставляют пользователям бесплатные (Freemium) версии своих программ с ограниченной функциональностью, которой вполне может хватить для решения минимальных задач по автоматизации контроля сотрудников.

Учитывая этот факт, мы составили рейтинг и сравнение топ-7 лучших бесплатных систем учета рабочего времени и контроля сотрудников по состоянию на 2019 год.

Предвосхищая вопрос, который обязательно должен возникнуть у пытливого читателя, почему программа Kickidler, разработчиками которой мы являемся, стоит на первом месте в рейтинге, отвечаем: мы учитывали только объективные характеристики, такие как допустимое количество подконтрольных сотрудников и перечень доступных функций в бесплатной версии. И по ним наш продукт реально предоставляет наиболее широкие возможности. В чем вы легко можете убедиться, внимательно изучив наш обзор.

Почему стоит доверять нашему рейтингу?

— Мы профессионалы в области ПО для мониторинга сотрудников, и, как никто другой, разбираемся в их спецификации и характеристиках. В отличие от любого другого портала, штампующего рейтинги лишь для привлечения трафика.

— Мы тестировали большинство из продуктов, упомянутых в данном рейтинге, поэтому имеем общее представление о данных программах.

— Мы не ставим своей целью занижение достоинств продуктов наших конкурентов и не утверждаем, что всем обязательно нужно выбрать нашу программу. Исходя из специфики бизнеса, кому-то больше подойдет что-то другое из нашего рейтинга, поскольку в нем представлены продукты с разным набором особенностей. В таком случае мы будем рады, что помогли вам сделать правильный выбор.

Итак, представляем вашему вниманию Топ-7 лучших бесплатных программ для мониторинга сотрудников.

Таблица сравнения функциональности бесплатных систем учета рабочего времени

1. Kickidler

О программе Kickidler и почему она на первом месте

Kickidler — система учета рабочего времени нового поколения. Основное предназначение — автоматизация функции контроля сотрудников в организации. Программа предоставляет мощный набор инструментов для мониторинга рабочих компьютеров и обнаружения нарушений рабочего распорядка.

Наша система учета рабочего времени Kickidler дает пользователям больше всех бесплатных функций c возможностью мониторинга самого большого количества пользователей. Помимо этого, наша программа предоставляет до 2-х недель на бесплатное использование своего полного функционала для мониторинга неограниченного количества ПК.

Доступные функции в бесплатном режиме:

• Онлайн-мониторинг компьютеров сотрудников (просмотр экранов сотрудников в реальном времени, доступен многопользовательский режим).
• Отчеты по рабочему времени сотрудников: учет рабочего времени, анализ эффективности, динамика активности, рейтинг сотрудников по продуктивности, рейтинг наиболее часто используемых приложений, детали дня.
• Кейлоггер (сохранение истории нажатых клавиш).

Количество подконтрольных компьютеров:

В бесплатной версии Kickidler доступен мониторинг до 6 компьютеров сотрудников.

Какие функции доступны только в платной версии:

В платной версии программы доступны следующие функции: видеозапись и воспроизведение истории действий пользователя за компьютером, контроль нарушений (обнаружение и просмотр подозрительных действий пользователя), а также удаленное управление ПК сотрудников.

2. ActivTrak

О программе ActivTrak и почему она на втором месте?

ActivTrak — это приложение, которое предназначено для мониторинга активности, аналитики производительности и поведения сотрудников за рабочими компьютерами, а также для обнаружения инсайдерских угроз. Это простое в использовании и установке решение для облачного мониторинга, которое также имеет локальную версию.

ActivTrak предоставляет своим пользователям бесплатную версию программы для мониторинга до 3 рабочих станций с ограничениями по функциональности и месту на облачном хранилище до 3 Гб.

Количество подконтрольных компьютеров:

В бесплатной версии программы доступен мониторинг до 3 компьютеров сотрудников.

Доступные функции в бесплатном режиме:

Онлайн-мониторинг компьютеров сотрудников (просмотр экранов сотрудников в реальном времени, без многопользовательского режима).

• Отчеты о рабочем времени.
• Блокировка сайтов.
• Кейлоггер.
• Скриншоты экранов сотрудников (не более 1 снимка экрана для каждой активности).

Какие функции доступны только в платной версии:

Платная версия программы не подразумевает каких-либо дополнительных функций, но предоставляет пользователю неограниченное место на облаке для хранения логов программы, а также — возможность мониторинга практически неограниченного числа сотрудников.

3. Hubstaff

О программе Hubstaff и почему она на третьем месте

Hubstaff — это система отслеживания времени с функциями захвата экрана, мониторинга заданий, автоматической оплаты труда, расширенными отчетами, отслеживанием в режиме реального времени. Сервис интегрируется с более чем 30 популярными инструментами. Hubstaff немного отличается от двух предыдущих программ и больше подходит для удаленных команд, небольших копаний и фрилансеров.
Бесплатная версия программы Hubstaff позволяет вести мониторинг рабочей станции 1 сотрудника, а также имеет ограничения по функциональности. Ранее бесплатный Hubstaff позволял мониторить до 3-х сотрудников, однако недавно они отказались от этой стратегии.

Количество подконтрольных компьютеров:

В бесплатной версии программы доступен мониторинг компьютера 1 сотрудника.

Доступные функции в бесплатном режиме:

• Отчеты о рабочем времени.
• Отслеживайте уровня активности сотрудника на основе использования мыши и клавиатуры.
• Скриншоты экранов сотрудников (ограничения по месту в хранилище).

Какие функции доступны только в платной версии:

Как уже говорилось, программа Hubstaff предназначена для работы с удаленными сотрудниками. В ней есть уникальные в своем роде инструменты для начисления заработной платы фрилансерам. Кроме этого, у Hubstaff есть функция GPS-отслеживания работников.